一、簽字場地布置
舉行簽約儀式的場地，一般參加簽約儀式的人員規格、人數多少及協議中的內容重要程度來確定。一般選擇在客人鎖住的賓館、飯店、或東道主的會客廳、洽談室。無論選擇在何處舉行，都應該征得對方的同意。
簽字場地的布置，一般是在簽字廳內設置長方桌作為簽字桌，桌面覆蓋深綠色臺布，桌后放置兩張椅子作為雙方簽字人座位，主左客右。
座位前陳列各自保存的文本，上端分別放置簽字時使用的文具，如簽字筆、吸墨器等。如與外方簽署協議或合同，還應將各自的國旗布置在該方簽字者得正前方。如簽署多邊行協議時，各方國旗則應依 一定的禮賓順序插在各方簽字者得身后。
二、協議文本的準備
談判結束后，雙方應組織專業人員按談判達成的協議作好文本的定稿、翻譯、校對、印刷、裝訂、蓋火漆印或單位公章等。作為東道主，應為文本的準備工作提供準確、周到、快速、精美的方便條件和服務。
三、簽約人員的安排
在舉行簽約儀式之前，有關各方應預先確定好參加簽約儀式的人員，并向其有關方面通報?？头接绕湟獙⒆约阂环匠鱿灱s儀式的人數提前通報給主方，以便主方安排。
簽字者得人選應視文件的性質來確定，可由最高負責人千，也可由具體部門負責人簽，但雙方簽字人的身份應該大致對等。參加簽字的有關各方事先還應該安排一名熟悉簽約儀式詳細程序的助簽認，并商定好簽字的有關細節。
其他出席簽約儀式的陪同人員，基本上是雙方參加談判的全體人員，按一般禮貌做法，人數最好大體相等。為了表示重視，雙方可對等邀請更高一層的領導人出席簽約儀式。
四、安排坐席
主辦方安排好雙方簽字人的位置，在正式簽署合同時，各方代表對于禮遇均非常在意，因而商務人員對于在簽約儀式上最能體現禮遇高低的座次問題，應當認真對待。
一般來講，東道國或東道主簽字人的位置應于簽字桌的右側，客方簽字人的座位位于簽字桌的左側。雙方的助簽人員分別站在各方簽字人的外側，其任務是幫助翻揭待簽文本，向簽字人指明簽字處。雙方其他參加簽約儀式的人員應分別按一定的順序排列于各方簽字人之后。
也可以依照取位的高低，依次自左至右（客方）或者自右至左（主方）地列成一行，站立于己方簽字人的身后，當一行站不完時，可以按照以上順序并遵照“前高后低”的慣例，排成兩行、三行、或四行。原則上，雙方隨員人數應大體上相近。
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