俗話說，細節決定成敗。尤其是在組織一場活動時，整場活動的成功取決于活動中一切細節的成功。而某個或多個細微環節的失誤都可能使整場活動效果大打折扣。
關鍵一：確定好時間地點，預留充足時間
一場活動需要策劃者準確確定好活動的日期、地點等，原則上應提前兩個月確定好，并及時告知相關參加活動的企業以發通知、快遞、傳真等方式進行。通常，企業在接到活動發起方的邀請函后，還需要協調相關的出席人員的行程等事項，而活動的策劃方也需要提前地準備活動當天的接待事項。
之前在籌備本次三亞活動時，由于我們跟合作方在活動前沒有協調好相關的問題，所以導致在活動的前期出現了變更活動時間及地點的狀況，最后還向企業發了兩次會議通知，導致活動前期準備時間變得很短，最終在一定程度上影響了整個活動的舉行效果。
在策劃行業的年會等大型活動時，我們建議舉辦活動的時間應盡量安排在前面，最好是安排在12月份，盡量不要安排在1月舉行活動，因為每年的1月份通常是大部分的企業年會以及各經銷商之間會議的密集進行時間段，非常容易形成日程上的沖突。另一方面，因為各個企業經常在年底的相關評獎活動較多，再加上各企業年度評獎預算有限，這些企業通常先入為主，尤其是越后舉辦的相關評獎活動，企業參與熱情和激情也會減少。
關鍵二：在活動中分清主次關系，確立主導地位
當前，大部分的大型活動組織都是由兩家乃至多家以上的機構聯合舉行的趨勢越來越明顯了。通常雙方合作最初的目的都是希望通過舉行活動來幫助雙方整合有效的資源，從而產生了1+1〉2的強強聯合效應。但是如果活動策劃執行過程中不善于妥善協調、不學會合理地處理雙方在活動中的定位與分工，企業之間一起組織活動反而還可能產生反面的活動效應。
在大部分的大型活動中，恰當且可行的做法是將活動中的核心環節有效分解，并且由其中的一方負主要的責任。最終促進合作、具體分工的良好合作機制，避免因職責問題或互相推卸產生活動的混亂現象，從而保證活動最初要的效果。
關鍵三：活動接送統籌安排，重要嘉賓專人服務
首先，在活動策劃執行過程中要隨時更新相關的嘉賓信息表，保證接送嘉賓的信息是最新、最準確的信息。根據本人的活動策劃執行經驗，通常在活動接機嘉賓的過程中，不應以人為序，應按時間先后順序進行才更為方便、高效。
接送嘉賓的每個流程都由專業的工作人員具體分工負責，主要是為了防止負責人臨時變換，從而影響及時溝通。負責接待的人員應保持溝通暢通，活動中的各個環節應及時協商，比如在接到嘉賓后，應及時通知安排下一個接待人安排嘉賓的酒店住宿等問題。
重要嘉賓的接待工作是活動策劃執行過程中的重中之重，它會直接影響活動的最終成效。一旦重要嘉賓對接待方式不滿意，那么將形成及其嚴重的社會影響。所以，重要嘉賓應由專業的人負責接待，具體到住宿、飲食、出行等都需全程服務，讓重要嘉賓切身體會到服務的無微不至，對活動組織方產生良好的印象。
